Política para el tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

INMOBYS S.A.S., identificada con NIT 901071515-3, con domicilio en Bogotá, D. C., informa a los titulares las condiciones del tratamiento de datos personales asociados a sus servicios inmobiliarios, su sitio web y los canales de atención que se encuentren efectivamente habilitados. Para el ejercicio de derechos sobre datos personales se dispone del correo servicioalcliente@inmobys.com. La presente política no reemplaza las autorizaciones y avisos específicos que sean legalmente exigibles para cada finalidad.

Esta política se formula en el marco de la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones aplicables. La autorización para el tratamiento se obtendrá cuando sea legalmente exigible, de manera previa, expresa e informada y para finalidades determinadas.

CAPÍTULO I

Disposiciones generales

ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIONES. Para la interpretación de esta política se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con la normativa aplicable:

• a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales, cuando sea exigible.
• b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• d) Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible y que, según la legislación aplicable, tenga naturaleza pública.
• e) Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los biométricos y los demás previstos en la ley.
• f) Dato financiero o crediticio: información relativa a obligaciones, comportamiento financiero o crediticio, sometida a las disposiciones especiales que le correspondan, entre ellas la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable.
• g) Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o asociada con otras, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• h) Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• i) Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• k) Transferencia: envío de datos personales a otro receptor que actúa como responsable del tratamiento, situado dentro o fuera del país.
• l) Transmisión: comunicación de datos personales para que un encargado realice su tratamiento por cuenta del responsable, dentro o fuera del país.
• m) Representante autorizado: persona facultada para actuar en nombre del titular, previa acreditación de dicha calidad.
• n) Canal digital de atención: medio electrónico por el cual el titular interactúa con la empresa, como sitio web, correo electrónico o mensajería empresarial.

ARTÍCULO SEGUNDO: OBJETO. Establecer las directrices aplicables al tratamiento de datos personales por parte de INMOBYS S.A.S., informar a los titulares sobre sus derechos y los mecanismos para ejercerlos, y orientar el tratamiento de la información necesario para el desarrollo de las actividades inmobiliarias, contractuales, administrativas y de atención al público.

ARTÍCULO TERCERO: MARCO NORMATIVO Y ALCANCE. La compañía observará las normas colombianas vigentes en materia de protección de datos personales y las disposiciones especiales que correspondan a datos financieros o crediticios, comunicaciones comerciales, relaciones laborales y demás actividades sujetas a regulación. Esta política es aplicable a los datos tratados por la empresa, con independencia del medio físico o electrónico en que sean obtenidos. No sustituye las autorizaciones específicas ni los avisos de privacidad que resulten necesarios.

ARTÍCULO CUARTO: FINALIDADES DE LOS DATOS RECAUDADOS. INMOBYS S.A.S. podrá realizar, únicamente bajo las condiciones legales correspondientes y respecto de la información pertinente y necesaria, las siguientes actividades propias de su operación histórica y de los canales efectivamente habilitados. La enumeración de una finalidad en esta política no constituye por sí sola la autorización del titular ni permite reutilizar información obtenida anteriormente para propósitos nuevos. Las finalidades accesorias de publicidad, alertas de inmuebles y perfilamiento comercial deberán distinguirse de la atención solicitada y contar con autorización cuando corresponda.

• a) Gestión inmobiliaria y de inmuebles: recibir y gestionar solicitudes de compra, venta, arrendamiento, permuta, captación, administración y promoción de inmuebles; gestionar inventarios, ofertas, postulaciones, visitas, disponibilidad, negociación, seguimiento de operaciones, actualización y corrección de información de inmuebles, atención a propietarios, arrendatarios, compradores, vendedores y demás interesados.
• b) Obligaciones comerciales, contractuales, tributarias y administrativas: formular, celebrar, ejecutar, modificar y terminar contratos; administrar la compañía y sus relaciones con clientes, propietarios, arrendatarios, proveedores, accionistas, contratistas y demás grupos de interés; facturar, gestionar pagos y cartera, llevar contabilidad y archivo, cumplir obligaciones tributarias, civiles, mercantiles y regulatorias, y atender requerimientos legítimos de autoridades.
• c) Servicio al cliente y correspondencia: recibir, tramitar, contestar y documentar solicitudes, quejas, consultas y reclamos; contactar a los titulares en relación con sus solicitudes, contratos y servicios; enviar correspondencia física o electrónica pertinente, gestionar llamadas y mantener trazabilidad de la atención. Los contactos publicitarios tienen reglas adicionales y no se presumen autorizados por esta finalidad.
• d) Verificaciones, trámites financieros y defensa de derechos: realizar verificaciones de información y, cuando corresponda, estudios o consultas de naturaleza financiera, crediticia o de riesgo; gestionar relaciones con entidades financieras, aseguradoras o aliados necesarios para servicios solicitados; adelantar cobranza y acciones judiciales o extrajudiciales y compartir información estrictamente necesaria con terceros habilitados, con observancia de las normas especiales y autorizaciones que correspondan.
• e) Comunicaciones vinculadas con un servicio solicitado: informar sobre inmuebles consultados, solicitudes abiertas, visitas, trámites, contratos, cambios relevantes y requerimientos del propio titular mediante los canales habilitados y permitidos legalmente.
• f) Mercadeo, fidelización y oferta comercial: cuando exista autorización válida u otra habilitación legal específica, remitir información promocional, publicidad, boletines, nuevos inmuebles compatibles, novedades del mercado, beneficios de aliados y comunicaciones de fidelización por los canales autorizados. El titular podrá retirar su autorización para fines comerciales y la empresa deberá respetar las restricciones aplicables.
• g) Relaciones laborales y contratación: procesos de selección, contratación, nómina, seguridad social, bienestar y cumplimiento de obligaciones laborales o de prestación de servicios de aspirantes, empleados, exempleados y contratistas, observando las condiciones particulares de cada dato y finalidad.
• h) Seguridad y mejora operativa: prevenir accesos indebidos y fraudes, mantener registros de operación y seguridad, gestionar incidentes, controlar la calidad de los servicios, desarrollar y mejorar procesos y tecnologías de atención, conforme a las finalidades informadas, la minimización y los controles de acceso.
• i) Archivo, cumplimiento y defensa de derechos: conservar soportes físicos y digitales durante los plazos necesarios según las obligaciones legales o contractuales y las necesidades probatorias justificadas; responder a autoridades competentes y defender los derechos e intereses legítimos de las partes conforme a la ley.
• j) Estudios del mercado y análisis empresarial: elaborar indicadores sobre tendencias inmobiliarias, sectores, precios, tipos de inmuebles, tiempos de atención y preferencias generales de demanda, dando prioridad a información agregada y efectivamente anonimizada. Si se requiere tratar datos personales identificables o construir perfiles individuales para análisis o mercadeo adicionales, se determinará y documentará previamente la finalidad, el fundamento jurídico, las autorizaciones necesarias y las medidas de seguridad correspondientes.

La empresa no entenderá que una autorización para tramitar una consulta inmobiliaria equivale, por sí sola, a una autorización ilimitada para recibir publicidad. Las finalidades adicionales que requieran consentimiento serán informadas de manera diferenciada.

ARTÍCULO QUINTO: PRINCIPIOS. El tratamiento de datos personales atenderá los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, así como los demás previstos en la normativa aplicable.

• Legalidad: el tratamiento estará sujeto a la ley.
• Finalidad: los datos se utilizarán para fines legítimos, específicos e informados.
• Libertad: se obtendrá autorización previa, expresa e informada cuando sea exigible.
• Calidad: se procurará mantener información veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: los titulares podrán conocer la existencia y el uso de la información que les concierne.
• Acceso restringido: los datos personales no se pondrán a disposición indiscriminada del público.
• Seguridad: se adoptarán medidas técnicas, humanas, organizativas y contractuales acordes con los riesgos.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento estarán obligados a respetar la reserva de la información cuando corresponda.

CAPÍTULO II

Derechos y deberes

ARTÍCULO SEXTO: DERECHOS DE LOS TITULARES. Los titulares, por sí mismos o mediante quienes estén legitimados legalmente, tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informados acerca del uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos ante la empresa y, cuando corresponda y se cumplan los presupuestos legales, quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de datos cuando proceda de acuerdo con la ley, sin perjuicio de obligaciones legítimas de conservación.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos previstos por la normativa.
• Conocer esta política y sus actualizaciones, así como el área o persona encargada de atender sus solicitudes.

Para ejercer sus derechos podrán actuar el titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, las personas legitimadas para ello y, en el caso de menores de edad, sus representantes legales conforme a la normativa. La empresa verificará la identidad y representación utilizando medidas proporcionales, sin exigir copias de documentos o datos sensibles innecesarios por canales abiertos. Los titulares tendrán acceso al texto de esta política y a sus actualizaciones, así como a la identificación del canal responsable de responder consultas y reclamos.

ARTÍCULO SÉPTIMO: RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN. Para los tratamientos respecto de los cuales decide las finalidades y los medios, el responsable es INMOBYS S.A.S. Se informa el siguiente canal y dirección publicados por la compañía:

• Identificación: NIT 901071515-3.
• Dirección para radicación física: Calle 33A N.º 13-85, Centro Internacional, Bogotá D. C., Colombia.
• Correo oficial para consultas, reclamos y ejercicio de derechos: servicioalcliente@inmobys.com.
• Teléfonos institucionales publicados: (+57) 312 355 3927 y (+57) 304 541 3560.

Las consultas y los reclamos sobre datos personales se recibirán mediante el correo servicioalcliente@inmobys.com y se gestionarán por la persona o dependencia designada internamente por la compañía. Inmobys deberá mantener un registro de las solicitudes, verificar la legitimación por medios proporcionales y responder dentro de los términos legales.

Cuando terceros actúen por cuenta de la compañía en calidad de encargados del tratamiento, sus obligaciones y alcances se definirán conforme a los acuerdos aplicables. La calidad de responsable o encargado dependerá de las funciones efectivas de cada participante y no de su sola denominación contractual.

CAPÍTULO III

Procedimientos

ARTÍCULO OCTAVO: MECANISMOS DE PROTECCIÓN DEL TITULAR. Los titulares podrán presentar consultas y reclamos mediante los canales dispuestos por la compañía, indicando su identidad, la petición concreta, un medio de respuesta y, cuando sea indispensable, la información que permita verificar su legitimación.

8.1. Consultas. El titular o las personas legalmente habilitadas podrán solicitar información sobre los datos que le conciernan, las finalidades y los usos efectuados. INMOBYS S.A.S. conservará prueba de la petición y su respuesta, recopilará la información relacionada con el titular bajo su responsabilidad y la facilitará a quien acredite legitimación. La consulta será respondida en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuere posible cumplir ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del primer término, de conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

8.2. Reclamos. El titular o las personas legitimadas podrán solicitar corrección, actualización o supresión de información, revocación de autorización cuando proceda, o reclamar por posibles incumplimientos en el tratamiento. Podrán dirigir su solicitud al correo servicioalcliente@inmobys.com o radicarla por el canal físico indicado en el artículo séptimo. La petición deberá identificar al solicitante y el medio de respuesta, describir los hechos y la solicitud concreta y adjuntar los soportes razonablemente necesarios; la empresa utilizará mecanismos proporcionales para acreditar la identidad o representación y conservará constancia del trámite.

8.2.1. Subsanación. Si un reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para subsanarlo. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que se aporte la información necesaria, se entenderá desistido el reclamo, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

8.2.2. Reclamo en trámite. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite», con su motivo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y se conservará mientras la solicitud se resuelve, cuando sea exigible.

8.2.3. Respuesta. El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa. Cuando no fuere posible resolverlo dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8.3. Supresión y revocatoria. Las solicitudes de supresión y revocatoria se examinarán conforme a la ley. En particular, podrá existir información que deba conservarse cuando subsistan deberes legales o contractuales, o razones legítimas para su conservación, lo cual se informará al solicitante.

CAPÍTULO IV

Canales digitales, WhatsApp y tecnologías de apoyo

ARTÍCULO NOVENO: CANALES ELECTRÓNICOS Y TRAZABILIDAD DE LA ATENCIÓN. Para prestar sus servicios, INMOBYS S.A.S. utiliza o podrá habilitar su sitio web inmobiliario, correo electrónico, llamadas, mensajería empresarial —incluido WhatsApp— y sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM). Al utilizar estos canales, podrán tratarse datos de contacto, contenido de consultas, intereses sobre inmuebles, mensajes, fechas de interacción, estado de solicitudes de visitas, datos asociados a trámites y registros necesarios para dar continuidad y trazabilidad a la atención, siempre de acuerdo con las finalidades informadas y las autorizaciones o habilitaciones legales que correspondan. La compañía no considerará que el solo hecho de iniciar una conversación o suministrar un número de teléfono constituya autorización indefinida para recibir ofertas comerciales.

La empresa deberá informar al titular cuando se encuentre interactuando con un asistente automatizado, cómo solicitar atención humana y qué usos se darán a la información. Las citas o visitas quedarán sujetas a confirmación humana cuando el servicio así lo requiera. Esta disposición describe las condiciones previstas para los canales que sean efectivamente habilitados; su inclusión no implica que todas las funcionalidades aquí enunciadas estén actualmente operativas.

ARTÍCULO DÉCIMO: ASISTENTES AUTOMATIZADOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL. Cuando la compañía implemente sistemas automatizados o de inteligencia artificial para asistir la atención comercial, deberá informar su utilización en el canal correspondiente y limitar el tratamiento a la información pertinente para responder consultas inmobiliarias, facilitar búsquedas y remitir solicitudes a un asesor. Se evitará remitir a tales sistemas información sensible, documentos de identidad completos u otros datos que no sean necesarios para la consulta. Cuando un proveedor procese datos personales por cuenta de la compañía, se evaluarán las condiciones contractuales, la ubicación y conservación de los datos, los subencargados y el uso de contenidos para entrenamiento. Se evitará realizar inferencias sensibles o decisiones de impacto relevante sin controles y revisión humana. La empresa documentará una evaluación de impacto de privacidad en escenarios de alto riesgo.

La utilización de terceros proveedores de modelos, así como los eventuales accesos, tiempos de retención, lugares de procesamiento y usos de la información para entrenamiento o mejora de modelos, deberán evaluarse y documentarse antes de activar el servicio. La política no constituye autorización para utilizar libremente datos personales para entrenar modelos ni para tomar decisiones con efectos jurídicos o impacto significativo mediante procedimientos exclusivamente automatizados.

ARTÍCULO UNDÉCIMO: COMUNICACIONES COMERCIALES Y PREFERENCIAS DEL TITULAR. La empresa diferenciará las comunicaciones necesarias para atender solicitudes o ejecutar relaciones contractuales de las comunicaciones publicitarias y de prospección comercial. Las ofertas de inmuebles, novedades y alertas de nuevas propiedades se remitirán cuando exista autorización o fundamento jurídico adecuado, respetando la finalidad autorizada, los canales seleccionados, las reglas de contacto y el derecho del titular a oponerse o retirar su autorización en los casos legalmente procedentes. Una oposición a publicidad no impedirá, por sí sola, el envío de comunicaciones estrictamente necesarias para la prestación de un servicio solicitado o el cumplimiento de obligaciones legales. Para los mensajes publicitarios de la empresa se atenderán además las disposiciones aplicables de la Ley 2300 de 2023, el Registro de Números Excluidos cuando proceda, los canales elegidos, los horarios permitidos y mecanismos sencillos de exclusión. El titular podrá solicitar de forma gratuita y sencilla no recibir nuevas ofertas por el canal correspondiente, sin que esto afecte la atención de una solicitud inmobiliaria en curso.

REGLA ESPECIAL DE RECOMENDACIONES DE INMUEBLES. Si una persona solicita ser informada sobre inmuebles que en el futuro coincidan con sus características de búsqueda, Inmobys verificará y conservará la autorización específica y el canal elegido antes de iniciar el contacto posterior. El alcance del aviso se limitará a las preferencias informadas; podrá suspenderse o retirarse por el titular. La empresa no reutilizará datos históricos sin verificar su procedencia y finalidad autorizada.

ARTÍCULO DUODÉCIMO: PROVEEDORES Y CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN. En el desarrollo de sus operaciones, la empresa podrá utilizar plataformas inmobiliarias como WASI, servicios empresariales de mensajería como WhatsApp/Meta y, una vez evaluados y contratados, servicios de alojamiento, almacenamiento, comunicaciones o inteligencia artificial. La identificación de proveedores, su rol, los datos efectivamente compartidos, las ubicaciones de tratamiento y las condiciones de transferencia o transmisión se verificarán antes de la puesta en producción de cada integración. Se suscribirán los acuerdos y adoptarán las garantías exigidas por la normativa aplicable. El uso de una plataforma en calidad de encargado no autoriza por sí mismo a dicha plataforma a efectuar estudios o prospección por cuenta propia, ni a modificar finalidades. Los flujos internacionales se examinarán individualmente y no se considerará que todos los proveedores tienen el mismo rol jurídico.

Los datos no deberán comunicarse a terceros para propósitos ajenos a los informados, salvo autorización válida u otra habilitación legal. La utilización de un proveedor extranjero requiere evaluar las reglas aplicables al flujo internacional de datos.

ARTÍCULO DECIMOTERCERO: CONSERVACIÓN, SEGURIDAD Y SUPRESIÓN. Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario y proporcional para las finalidades que justificaron su recolección, y durante los plazos adicionales exigidos por la ley o por obligaciones contractuales y probatorias legítimas. La compañía deberá documentar internamente los periodos de conservación aplicables a conversaciones, contactos, solicitudes, contratos y demás categorías de información. El responsable mantendrá un inventario de categorías de información y una tabla interna de conservación por finalidad, incluyendo chats, preferencias de búsqueda, historial de campañas, documentos contractuales, solicitudes de titulares, copias de seguridad y registros de auditoría. Los plazos concretos deberán ser aprobados por la empresa con base en las obligaciones jurídicas y necesidades demostrables, sin retención indefinida por defecto.

GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD. Inmobys documentará procedimientos para detectar, contener, investigar y remediar incidentes y cumplirá los deberes de reporte ante la autoridad competente cuando correspondan, conforme a las reglas aplicables al responsable o encargado. Esta disposición exige medidas operativas verificables y no representa una garantía de seguridad absoluta.

ANÁLISIS EMPRESARIAL Y ESTUDIOS ESTADÍSTICOS. La compañía podrá estudiar tendencias generales del mercado inmobiliario, tales como preferencias por sectores, tipos de inmuebles, rangos de precios y tiempos de atención, utilizando por defecto indicadores agrupados y datos efectivamente anonimizados. La seudonimización o sustitución de nombres por códigos no equivale necesariamente a anonimización. Si un estudio requiere datos identificables o perfiles individuales para una finalidad adicional, la empresa deberá informar y contar con el fundamento jurídico y las autorizaciones que correspondan, además de adoptar controles de acceso, necesidad y conservación. No se autoriza la comercialización de bases de datos personales mediante esta cláusula.

La compañía adoptará medidas razonables de seguridad administrativas, físicas, humanas y técnicas adecuadas a los riesgos del tratamiento, así como procedimientos de gestión de accesos, incidentes, consultas y supresión cuando corresponda. Ninguna medida tecnológica garantiza una seguridad absoluta.

ARTÍCULO DECIMOCUARTO: DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD. Como regla general, los canales comerciales ordinarios no solicitarán datos sensibles que no resulten necesarios para la prestación del servicio. Cuando una actividad requiera su tratamiento, se observarán las disposiciones y autorizaciones especiales aplicables. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes atenderá sus derechos prevalentes y las condiciones legales pertinentes.

CAPÍTULO V

Actualización y vigencia

ARTÍCULO DECIMOQUINTO: ACTUALIZACIONES, CONTINUIDAD Y VIGENCIA. La política publicada anteriormente por Inmobys indica una vigencia histórica desde el 1 de julio de 2017. Las finalidades y procedimientos legítimos que continúen siendo aplicables se mantienen en esta versión consolidada, con las aclaraciones y correcciones normativas necesarias. La presente actualización regirá a partir de la fecha de su adopción por la persona facultada de INMOBYS S.A.S. y de su publicación en el sitio web, según conste en el registro interno de versiones. Los cambios sustanciales se comunicarán a los titulares cuando corresponda. Esta actualización no sanea eventuales tratamientos anteriores ni modifica retroactivamente autorizaciones: para nuevas finalidades que requieran autorización se obtendrá consentimiento válido y se conservará evidencia, sin entender que la publicación del documento constituye aceptación por parte del titular.

Registro documental. Actualización consolidada de 2026 respecto de la política publicada desde 2017. El acta interna de adopción y el historial de versiones registrarán la fecha efectiva, responsable aprobador y copia de la versión anterior. Las funcionalidades descritas de manera condicional se aplicarán únicamente cuando se encuentren habilitadas y cuenten con sus controles y autorizaciones pertinentes.

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